Aanbestedingstraject

Een professionele en gestructureerde aanpak van je aanbesteding

Ons aanbestedingstraject bestaat uit drie hoofdactiviteiten:

  1. Voorbereiding
  2. Uitwerking documenten
  3. Uitvoering procedure

Hoofdactiviteit 1: Voorbereiding

In onderstaand figuur zijn de onderdelen van de voorbereiding van de aanbesteding aangegeven. In deze fase is het onderscheid tussen de verschillende procedures (onderhands, openbare aanbesteding, niet openbare aanbesteding) nog niet wezenlijk.

Projectinitiatie

Het aanbestedingstraject wordt projectmatig uitgevoerd. Het is van belang om in een vroeg stadium met het gehele (project)team in gezamenlijkheid een aantal uitgangspunten vast te stellen. Denk aan:

  • vaststellen van de taakverdeling en verantwoordelijkheden ten aanzien van de aanbestedingsprocedure;
  • vaststellen besluitvormingsprocedures;
  • verzamelen reeds beschikbare documentatie;
  • opstellen globale planning voor het project;
  • risico inventarisatie.

Afbakening van het object van aanbesteding

Essentieel voor een goede procedure is dat reeds in de voorbereiding wordt vastgesteld wat precies moet worden aanbesteed. Dit ‘Onderwerp van Aanbesteding’ (OvA) vormt de basis voor alle daaropvolgende activiteiten. Het OvA beschrijft alle in de aanbesteding gevraagde onderdelen op een relatief hoog abstractieniveau. Tevens worden de belangrijkste raakvlakken met de bestaande omgeving geïdentificeerd. Deze raakvlakken stellen immers ook eisen aan de gevraagde producten en diensten.

Aanbestedingsstrategie

Nadat is vastgesteld wat precies moet worden aanbesteed, kan worden bepaald hoe dit het beste kan worden aanbesteed.

Bij het hoe, gaat het om de vraag wat de beste procedure is om het OvA aan te besteden.

Het Europees aanbestedingsrecht biedt een beperkt aantal mogelijkheden – aanbestedingsprocedures – die een aanbestedende dienst kan gebruiken om een aanbesteding uit te voeren. Binnen de ICT zijn de openbare en de niet-openbare procedure de meest gebruikelijke.

Naast de keuze voor de procedure, speelt ook de mogelijkheid om het OvA op te delen in meerdere onderdelen, percelen genaamd. Per perceel kan dan een leverancier worden geselecteerd. Elk perceel betreft feitelijk een aparte aanbesteding.

De keuze voor een bepaalde strategie wordt onder meer bepaald door de doelstellingen die de aanbestedende dienst heeft ten aanzien van de aanbesteding. Denk aan ‘dezelfde dienst als we nu hebben maar dan goedkoper’ of juist ‘betere kwaliteit’. Een ander aspect is de marktsituatie: is het wel mogelijk en verstandig om de hele opdracht door één partij te laten uitvoeren?

Beslismoment afronding voorbereiding

Uit de ervaring is gebleken dat het goed is om na de afronding van de voorbereiding een beslismoment in te bouwen. Het is duidelijk geworden wat wordt aanbesteed en wat de Aanbestedende dienst zelf moet gaan inrichten, hoe de transitie er op hoofdlijnen uit gaat zien en op welke wijze aanbesteed gaat worden. Voor veel medewerkers is nu pas duidelijk wat de aanbesteding allemaal gaat betekenen. Veelal leidt de voorbereiding tot nieuwe inzichten. Aangezien de aanbesteding nog niet formeel is gestart, is dit het moment om een besluit te nemen over het verdere vervolg.

Hoofdactiviteit 2: Uitwerking documenten

In dit stadium worden de uitgangspunten die bij de voorbereiding zijn vastgesteld, vertaald naar concrete aanbestedingsdocumenten. Het gaat daarbij niet alleen om het Programma van Eisen met de eisen en wensen die aan de leverancier(s) en de gevraagde producten en diensten worden gesteld, maar ook om de formele documenten die de procedure beschrijven en de concept overeenkomsten.

In deze activiteit wordt het daadwerkelijke programma van eisen opgesteld (PvE) met daarin de beschrijving van de eisen (en wensen) ten aanzien van de nieuwe dienst.

Er worden criteria bedacht op basis waarvan de aanbiedingen (objectief) kunnen worden beoordeeld en de wegingen van de verschillende onderdelen. Ook wordt in deze fase al de concept overeenkomst gemaakt zodat die mee kan met de stukken en al gedurende de verwerving er discussie over de voorwaarden kan plaatsvinden (in plaats van achteraf). De juridische stukken kunnen door de interne organisatie worden aangeleverd of in samenwerking met partners van CHvV worden ingevuld.

De gehele set aan documenten leidt uiteindelijk tot besluitvorming om daadwerkelijk een aanbesteding te gaan doen.

Hoofdactiviteit 3: Uitvoering procedure

De laatste activiteit betreft het daadwerkelijk uitvoeren van de aanbesteding. Het publiceren van de docuemnten van de aanbesteding, het beantwoorden van eventuele vragen en het beoordelen van de daadwerkelijke inschrijvingen. Met (veelal) als eindresultaat een gunning en het afronden van de procedure door het afwijzen van de andere gegadigden en het publiceren van het gunningsbesluit. CHvV begeleidt de klant gedurende dit gehele proces en zal de besluitvorming voorbereiden.

Heb je een vraag over aanbestedingen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek of bel of mail je vraag gerust.

Contact: Ronald Houtsma